15 ключевых пунктов, на которые стоит обратить внимание перед внедрением или перезапуском корпоративного портала
Мы, команда Эм Си Арт, уже больше 20 лет помогаем российским и иностранным компаниям добиваться успеха с помощью IT-технологий. И мы убеждены, что сейчас для этого нет лучшего инструмента, чем интранет.
Интранет не только позволяет работать где угодно, был бы ноутбук или смартфон с доступом в интернет, но и упрощает коммуникации, повышает эффективность совместной работы, помогает накапливать знания и оптимизировать бизнес-процессы.
Перед началом внедрения (или глобальной модернизации, если ваш портал успел устареть), примите во внимание ряд важных вещей. Мы составили этот чек-лист на основе опыта работы с более чем 750 компаниями из самых разных отраслей.
1. Определите цель внедрения интранет-портала
Во-первых, согласуйте внутри команды, чего вы хотите достичь с помощью интранет-портала. Набор конкретных функций интранета в разных организациях может отличаться, но глобально каждый инициатор внедрения ставит перед собой одни и те же цели:
Вовлекать и объединять сотрудников;
Поддерживать и оптимизировать их повседневную работу;
Отражать уникальную корпоративную культуру
Определите, какие возможности интранета важны для достижения этих целей.
Чаще всего на корпоративном портале необходимы:
Информация о компании (миссия, ценности, стратегические цели);
Профили сотрудников и организационная структура;
Новости и внутренние объявления;
Инструменты общения;
Сервисы самообслуживания (заявки на отпуск, заказ канцелярии, авансовые отчеты)
База знаний (документы и политики, справочная информация, архив файлов);
Единое место для управления проектами и задачами;
Пространства и группы отдельных департаментов, офисов, объединений по интересам;
Новости и внутренние объявления;
Продвинутый поиск.
2. Сделайте портал уникальным
Брендирование интранета приводит к лучшему пониманию имиджа и ценностей компании, повышению лояльности и ощущению себя частью команды. Слабый интранет-бренд часто приводит к низкой заинтересованности ресурсом и нежеланию его использовать.
Международные компании уделяют большое внимание брендингу: разрабатывают для интранета уникальное название и логотип, прорабатывают соответствие фирменному стилю компании, заботятся об удобстве интерфейса.
Помните, что отличный дизайн — это не только визуальная составляющая. Посоветуйтесь со специалистами, чтобы использовать лучшие UX-достижения и сделать портал удобным, эргономичным и приятным в использовании.
3. Добавьте интерактив
Бесполезно создавать интранет-портал, который выглядит как статичный сайт «привет, 90-е». Функции социального взаимодействия (комментарии, лайки, публикации, упоминания и теги) превращают ваш интранет в мощное онлайн-сообщество.
Рабочие чаты, форумы и группы по интересам помогают сотрудникам активнее общаться друг с другом, улучшают микроклимат в коллективах и укрепляют корпоративную культуру.
Однако тут есть риски. Два полюса коммуникаций на интранет-порталах — это «кладбище» и «базарная площадь». Нужно найти золотую середину между мертвой площадкой со статичным контентом и внутренним аналогом фейсбука, куда человек заходит на пять минут и пропадает на годы.
Тщательно обдумайте, какая форма общения принята в вашей компании, есть ли правила и процедуры, какие инструменты модерации вам понадобятся и кто ими будет пользоваться, нужны ли вам ограничения доступа к определенным типам обсуждений либо, наоборот, вам нужна большая вовлеченность и элементы геймификации.
Извлеките максимум пользы из интранета — предоставьте пользователям возможность свободно вносить и обсуждать новые идеи. Одна из «серебряных пуль» наших заказчиков — это сервис «Банк идей», который позволяет системно собирать, обсуждать и реализовывать идеи сотрудников для повышения эффективности работы.
4. Сделайте портал мобильным
Наличие мобильной версии интранет-портала крайне важно — это обеспечивает постоянный и оперативный доступ ко внутреннему контенту компании.
Обратите внимание: даже если на сайте поставщика заявлено, что платформа готова к работе с мобильными устройствами, при ближайшем рассмотрении может оказаться, что доступны лишь отдельные функции, страницы или приложения. Мобильный интерфейс особенно необходим, если в вашей компании работают удаленные сотрудники или часть персонала не имеет стационарного рабочего места. В таких случаях может помочь мобильное приложение с push-уведомлениями.
Одно можно сказать наверняка: плохая мобильная функциональность негативно скажется на доступности интранета.
5. Обеспечьте быстрый доступ к информации
Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники не перегружались информацией, — электронной почтой, звонками и сообщениями в мессенджерах. Данные теряются, дублируются, противоречат друг другу и устаревают быстрее, чем некоторые успевают с ней ознакомиться. Часто люди не знают, как быстро найти необходимую информацию и актуален ли найденный файл.
Интранет идеален для решения этих проблем — по сути он является корпоративным информационным центром. Вам понадобятся интеллектуальные технологии, чтобы сделать его полезным ресурсом, на который сотрудники могут полагаться в качестве единственного источника правды.
Вот что точно пригодится:
Защищенное хранилище документов любого типа с доступом к ним из любого места;
Возможность обмениваться ссылками на документы — без необходимости пересылать объемные файлы;
Удобный поиск по любым атрибутам, в т. ч. поиск по содержанию;
Персональный поток входящих уведомлений в зависимости от задач и интересов
6. Упростите поиск и навигацию
Чем больше становится интранет-портал, тем сложнее структурировать в нём весь контент.
Поиск информации является ключевой частью ежедневных бизнес-процессов: организация будет тратить драгоценное время, если в интранете отсутствует мощная система поиска и категоризации (тегирования).
Обеспечьте правильную маркировку контента на портале и продумайте внутреннюю поисковую систему — найти информацию должно быть максимально просто.
7. Заполните профили сотрудников
Интранет поможет познакомить сотрудников друг с другом — особенно это важно для новичков. Вам понадобится возможность настраивать профили как в социальных сетях: контактная информация, опыт работы, рабочие группы. Это не только помогает сотрудникам лучше узнать друг друга, но и позволяет руководству оставаться в курсе деятельности сотрудников в виртуальном рабочем пространстве.
В средних и крупных компаниях большой штат сотрудников — узнать, кто обладает опытом в определенной области, порой очень трудно. Как правило, это приводит к большим потерям времени, не говоря уже о вероятности того, что подходящего человека для работы не найдут. Интранет может оказать огромную помощь в этом отношении, поскольку позволяет сотрудникам отмечать свои навыки и опыт. Эти теги можно использовать для поиска сотрудников, которые могли бы идеально соответствовать задаче или проекту.
Теги о хобби и увлечениях помогают найти друзей по интересам, организовать виртуальные клубы и даже оффлайн-встречи, которые могут перерасти в настоящую дружбу.
8. Организуйте пространства и группы
Чтобы ваш интранет-портал был максимально организован, вам нужно иметь возможность создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела в вашей компании.
Когда у отделов есть свои собственные виртуальные рабочие пространства, все обсуждения, документы и контент можно разделить так, чтобы они находились в одном месте и при этом изолировались от других подразделений.
9. Интегрируйтесь с корпоративными системами
Переключение между корпоративными приложениями — одна из серьезных причин для потери производительности сотрудников. Чтобы избежать этого, предоставьте сотрудникам централизованный удобный доступ к внутренним системам.
Кроме того, возможности встроенных приложений в веб-интерфейсе снизят нагрузку на ваш IT-бюджет — больше не придётся приобретать отдельные пользовательские лицензии.
10. Управляйте задачами в единой пространстве
Чем лучше вы преобразуете отдельные задачи в упорядоченные рабочие процессы и наоборот, тем больше времени сотрудники смогут тратить непосредственно на работу.
Повышайте эффективность работы сотрудников с помощью функции управления задачами в едином пространстве. Это последняя часть головоломки: когда ваши сотрудники уже привыкли полагаться на интранет для целенаправленных коммуникаций, поиска информации и взаимодействия со сложными корпоративными системами, необходимо выстроить рабочие процессы во взаимосвязи с этой платформой.
11. Упростите администрирование
Ваш портал должен быть простым в управлении — чаще всего контент на нем создают маркетологи и специалисты по внутренним коммуникациям в HR-командах, которые не обладают глубокими техническими знаниями.
Ответьте на эти вопросы перед проектированием интранета: будет ли весь интранет полностью открыт для всех сотрудников или необходимы уровни управления и конфиденциальности? Какие роли пользователя вам нужны? Понадобятся ли вам отдельные домены (мини-порталы) для отдельных дивизионов, филиалов или юрлиц?
12. Автоматизируйте рутинные задачи
Ваши сотрудники являются движущей силой вашего успеха: чем больше времени они уделяют своим задачам, тем эффективнее их работа. Сократите их время на рутину — автоматизируйте эти задачи на портале с помощью сервисов самообслуживания.
По нашему опыту, чаще остальных используют следующие сервисы:
Заказ справок;
Заказ канцелярии;
Оформление отпуска, больничного, отгула за свой счет;
Оформление командировок;
Авансовые отчеты;
Оформление запросов в службу технической поддержки.
13. Используйте встроенную аналитику
Анализируйте эффективность интранета и поведение пользователей — это позволит определить слабые места вашего портала и вовремя внести изменения. Цели аналитики могут варьироваться — например, можно находить неиспользуемый или просроченный контент, отслеживать тенденции поиска, оценивать уровень адаптации пользователей и др.
Инструменты отчетности различаются и встраиваются не во все платформы, поэтому в зависимости от ваших ожиданий могут потребоваться дополнительные готовые отчеты или инструменты для самостоятельного создания отчетности.
14. Учитывайте внешние факторы
Другие требования к интранету, на которые следует обратить внимание:
Развитие решения, возможность доработок и интеграций — самостоятельно или с помощью партнеров;
Добавление вендором новых функций и обновления безопасности;
Большая база пользователей, наличие кейсов и отзывов;
Комфортная модель лицензирования;
Наличие локальных партнеров и языковых версий — пригодится, если порталом пользуются сотрудники разных стран.
15. Продумайте стратегию запуска
Когда меняются отработанные процессы, вполне естественно получать скептические мнения о целесообразности внедрений. Вовлекайте пользователей на ранних этапах планирования проекта — так они быстрее освоят новый инструмент и помогут сделать его удобнее.
Для успешного внедрения корпоративного портала важно найти правильного партнера-интегратора, который учтёт все особенности вашей компании и не только спроектирует интранет, но и поможет в его обслуживании. Консультационные услуги и обучение пользователей позволят ускорить внедрение, а аудит контента и техподдержка — оперативно обновлять портал.
Используйте личные тренинги, краткие справочные руководства или интерактивные семинары — это повысит осведомленность персонала. Составьте «дорожную карту» проекта, чтобы распределить текущие задачи и спланировать дальнейшие действия: постановку ключевых целей, получение обратной связи и анализ эффективности внедрения.
Тщательное планирование и грамотное управление обеспечат вам правильное развитие проекта и уверенность в том, что результат будет востребован и эффективен долгие годы.
Заключительные советы
Интранет — лишь один из компонентов обширной цифровой экосистемы инструментов и услуг на рабочем месте. Выбор правильной платформы и партнера по внедрению определят, станет ли ваш интранет пригодной для использования, полезной и востребованной для коммуникаций.
Используйте наш чек-лист, чтобы максимально сузить критерии отбора, но помните при этом о внутренних целях внедрения интранета. Эффективный подход — собрать внутреннюю междисциплинарную «команду по интранету» для руководства проектом и взаимодействия с партнёром.
Перед проектированием корпоративного портала создайте шорт-лист потенциальных партнёров по внедрению: почитайте их кейсы и отзывы клиентов, запросите демонстрацию финальных кандидатов в реальном времени. Один из показателей дальнейшего надёжного сотрудничества — готовность организовать референс-звонок с заказчиками, которые уже успешно пользуются интранетом.
Статья опубликована в блоге компании: https://www.mcart.ru/blogs/chto-nuzhno-znat-pered-zapuskom-intraneta/