Модернизация корпоративного портала помогла холдингу «Русклимат» сэкономить 6 млн руб уже в первый год

Торгово-производственный холдинг «Русклимат» специализируется на производстве и обслуживании систем кондиционирования, вентиляции, отопления и инжинирингового сопровождения проектов. Работает с 1996 года.

Русклимат сегодня — это 5000 сотрудников, 6 заводов в России, Азии и Европе, 18 000 торговых точек и ежедневные поставки климатического оборудования более чем в 30 стран мира.

Чтобы обеспечить слаженную работу всех подразделений, руководство компании инвестирует во внедрение новых IT-технологий.

В марте 2018 года было принято решение модернизировать корпоративный портал на «1С-Битрикс24», который используется много лет и постепенно перестал удовлетворять растущим потребностям бизнеса.

Холдинг «Русклимат» быстро растет: открываются филиалы, увеличивается штат. За период с 2012 по 2017 компания выросла в 10 раз.

Такая скорость роста сказалась на качестве внутренних процессов. То, что быстро решается в небольшой компании, требует в разы больше времени и денег, когда речь идет о тысячах сотрудников в разных городах и странах.

Вопросы, которые предстояло решить команде проекта:

• Отсутствие единого коммуникационного пространства: сотрудники общались по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Важные задачи смешивались с рутиной, часть из них забывалась и откладывалась из-за потока новых задач.

• Сложность управления проектами: десятки одновременно реализуемых проектов в производстве, маркетинге, продажах, логистике и ИТ частично фиксировались на корпоративном портале, в управляющем расписании, а порой – с помощью электронной почты и даже устно. Использование портала не было обязательным, проектный офис отсутствовал. Зачастую единственной возможностью узнать статус проекта был телефонный звонок ответственному сотруднику.

• Трудоемкость сбора и обработки информации, подготовки отчетности: большой объем оперативной информации хранился в Excel-таблицах и Word-файлах, обрабатывался вручную и рассылался по электронной почте. Данные часто были неполными, быстро устаревали, на обновление файлов уходило много времени.

С помощью «1С-Битрикс24» компании удалось решить эти задачи, сделать работу сотрудников более эффективной, повысить мотивацию и сэкономить более 6 миллионов рублей уже в первый год после завершения проекта.

Компания знакома с продуктами «1С-Битрикс» более 7 лет. В 2011 году с помощью «1С-Битрикс: Корпоративный портал» был разработан первый внутренний сайт, который хранил информацию о сотрудниках и реализовывал несколько базовых сервисов.

Руководство холдинга понимало, что возможности интранет-порталов значительно шире, и приняло решение обновить систему.

Критериями выбора платформы стали:

• Функциональные возможности системы и перспективы развития
• Простота использования
• Наличие мобильного приложения
• Стоимость лицензии и общая стоимость владения
• Количество партнеров, выполняющих внедрение, доработку и техническую поддержку

В результате тендера было принято решение остаться на платформе «1С-Битрикс» и заняться его модернизацией. В качестве партнера была выбрана компания Эм Си Арт, специализирующаяся на внедрении корпоративных порталов Битрикс24.

Порталом пользуются все сотрудники холдинга (кроме тех, чьи обязанности не связаны с работой на компьютере). На платформе «Битрикс24» реализованы как возможности, полезные для каждого специалиста независимо от должности, так и специфические инструменты работы подразделений, таких как:

• Производство
• Логистика
• Продажи
• Маркетинг
• HR
• Финансы
• ИТ
• Юридический департамент
• АХО

Портал интегрирован с ERP-системой, CRM, внутренними IT-системами. Обмен информацией по кадровым событиям, учету рабочего времени, командировкам, многим финансовым показателям происходит автоматически.

Общение внутри холдинга

Раньше сотрудники предпочитали общаться по телефону или электронной почте. Сейчас они оценили преимущества портала. Активно используются чаты и рабочие группы. Прямо из рабочего чата можно создавать задачи или сообщения. Руководство оценило возможность учета рабочего времени и анализа эффективности.

Следующий шаг – внедрение IP-телефонии.

В будущем компания планирует перевести все разговоры в «Битрикс24». Появится единая номерная емкость для всех 111 филиалов. Сотрудники смогут звонить друг другу через мобильное приложение или с помощью гарнитуры для десктопа.

Удобство и безопасность

Чтобы обеспечить безопасность критических данных, была построена уникальная двухпортальная архитектура. Один портал доступен извне и на нем ведется коммуникация, второй - в закрытом контуре, доступ к нему возможен только из корпоративной сети РУСКЛИМАТ. Для сотрудников переход между этими порталами абсолютно незаметен.

Теперь доступ к большей части информации открыт для работников в офисе и на производстве, а при уходе сотрудника из компании он автоматически деактивируется из всех рабочих чатов. Раньше, при использовании WhatsApp и Viber уволившийся коллега мог долго оставаться в рабочих группах.

Коммуникационная матрица

У холдинга разветвленная структура, большое количество внутренних процедур и тех, кто за них отвечает. Данные обновляются постоянно. Раньше информация об ответственных хранилась в Excel и периодически рассылалась по электронной почте. Это трудоемко для отправителей и не удобно для получателей, ведь не все замечают, что пользуются не последней версией документа.

Разработчики создали специальный модуль – коммуникационную матрицу. Сотрудник выбирает проблему, а система выдает список регламентных действий и контакты тех, кто поможет ее решить. Инструмент активно используется, например, в отделе логистики, а также является незаменимым помощником для новичков из любого отдела.

При этом руководство компании отслеживает статистику кликов — чтобы понять, какие процессы вызывают больше всего вопросов. Если ответ не найден, это тоже фиксируется.

Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».

Ведется внедрение чат-бота, который позволит находить ответы на нужные вопросы прямо интерфейсе чата с сотрудником.

Управление проектами

Раньше задачи по любым проектам ставили по электронной почте, в мессенджере или по телефону. Частично они фиксировались в старой версии портала, но его функционал был очень ограничен, а использование – не обязательным.

Разработчики создали «конструктор», с помощью которого из бизнес-процессов собирается задача. С порядком действий, эталонной оценкой и точными сроками. Там же хранятся комментарии заказчиков и исполнителей.

Этот инструмент используют во всем холдинге. Больше всего он помогает в работе проектного офиса и в департаменте стратегического маркетинга.

Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения и синхронизирует маркетинговые активности внутри бизнес-единиц. ДСМ состоит из 4 подразделений, у каждого из которых свои задачи и KPI.

Руководителю ДСМ требовались эффективные и простые инструменты для планирования, контроля исполнения текущих задач и оценки результатов.

Всю работу департамента разложили на 61 бизнес-процесс и 40 типовых задач: от написания пресс-релизов и подготовки буклетов до разработки рекламных кампаний и съемок видеороликов. Новый механизм работы с задачами был введен в обязательное использование специальным приказом по компании.

Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить интернет-кампанию и сэкономить 4 миллиона рублей.

За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 тысяч рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составила 2,2 миллиона рублей.

Уже через три месяца после запуска проекта производительность сотрудников выросла в 1,75 раз, своевременность выросла с 60% до 93%, средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.

Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дала возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат.

Корпоративным порталом регулярно пользуются 3 тысячи человек. Сотрудники сразу ощутили, что стало проще и удобнее общаться, находить нужную информацию, отчитываться о проделанной работе. Руководители подразделений отмечают, что проекты стали более формализованы и прозрачны, информация непротиворечива и легко доступна, даже вне офиса, из мобильного приложения. При этом доступы разграничены, а информация надежно защищена.

Также холдинг получил ощутимую финансовую выгоду: только департамент маркетинга отчитался об экономии более чем в 6 миллионов рублей. Отдел IT, использующий портал для поддержки пользователей и управления внутренними проектами автоматизации, также отметил сокращение издержек и повышение эффективности работы.

Кейс опубликован на сайте компании: https://www.mcart.ru/portfolio/rusklimat/