Компания МАЙ повышает эффективность работы 2000 сотрудников с помощью Битрикс24

«МАЙ» — один из крупнейших производителей чая и кофе в России. Компания импортирует фасованный продукт из Шри-Ланки, Индии и Китая и через разветвлённую сеть филиалов и представительств экспортирует свою продукцию в более чем 40 стран мира.

Бизнес-юниты МАЙ расположены в России, Украине, Индии и Шри-Ланке. В компании работает более 2000 человек. Многие рабочие вопросы решались по телефону, в мессенджерах и с помощью электронной почты. Коммуникации были достаточно разрознены, документы хранились в разных источниках. Руководство понимало, что для слаженной работы большого территориально-распределенного коллектива необходимо единое коммуникационное пространство и в марте 2019 года приняло решение о внедрении корпоративного портала.

Ситуация осложнялась тем, что большинство сотрудников не имеют компьютеров или ноутбуков: фасовщики чая, мерчандайзеры и многие другие были вынуждены подключаться к корпоративным ресурсам через удаленный рабочий стол на общем ПК, работа при этом шла медленно и не удобно. Из-за этого сотрудники стремились использовать компьютер как можно реже и только для выполнения строго регламентированных задач. Большая часть коллектива «выпадала» из корпоративной жизни: информация приходила к ним с задержками, не в полном объеме, а от них обратная связь зачастую не поступала вовсе.

Топ-менеджеры компании МАЙ хотели создать информационное пространство, в котором сотрудники из разных подразделений смогут вместе работать, обмениваться опытом и давать друг другу быструю обратную связь.

В качестве инструмента для решения этой задачи была выбрана платформа Битрикс24, предоставляющая отличные инструменты для совместной работы для всех категорий сотрудников – даже не имеющих стационарного рабочего места.

К системе предъявлялись следующие требования:

· Удобство, простота использования

· Наличие мобильной версии, поддержка Android и iOS

· Простота наращивания возможностей и интеграции с другими информационными системами

· Адаптивность, возможность изменять функциональность при меняющихся условиях работы;

· Экономичность – обеспечение необходимой функциональности при заданных ограничениях на стоимость создания, эксплуатации и сопровождения.

В рамках проекта команда Эм Си Арт выполнила внедрение и настройку программного продукта Битрикс24: Энтерпрайз, брендирование портала в соответствии с фирменным стилем компании МАЙ, настройку стандартных функций и целый ряд доработок под специфические требования заказчика.

Компании МАЙ были необходимы следующие возможности интранет-портала:

· HR-сервисы (проведение ежегодной оценки, составление индивидуального плана развития, формирование кадрового резерва, функции обратной связи, база знаний, банк идей и другие)

· Интранет-магазин

· Корпоративный мессенджер

· Инструменты проектного управления

· CRM

· Документооборот

· Автоматизация бизнес-процессов

· Личный кабинет дистрибьютора

Одним из ключевых требований к порталу была доступность с любого мобильного устройства. В результате проекта сотрудники Эм Си Арт реализовали доступ ко всем необходимым функциям из штатного мобильного приложения Битрикс24.

Выполнена интеграция Битрикс24 с SMS-шлюзом. Это позволяет использовать функции восстановления пароля, отправки сервисных уведомлений и рассылки новостей.

В частности, компания использовала SMS для информирования сотрудников о запуске портала, о старте полугодовой оценки, о необходимости завершить заполнение анкеты и др. Благодаря ярким и дружелюбным SMS-рассылкам руководству компании МАЙ удалось быстро привлечь на новый портал коллектив, работающий в разных городах и странах.

На момент начала проекта самой актуальной задачей было внедрение модуля «HR-сервисы». Близилась дата старта очередной полугодовой оценки персонала. Самописный сервис, который компания использовала раньше, давно не удовлетворял требованиям компании, его развитие становилось всё дороже и сложнее.

Поэтому в первую очередь команда Эм Си Арт разработала HR-модуль. Всем сотрудникам компании стали доступны следующие сервисы:

· Обратная связь – возможность давать быструю обратную связь коллегам после решения любого рабочего вопроса (like / dislike) и дополнять ее развернутым комментарием;

· Оценка 360 – возможность проведения регулярной оценки сотрудников по методу «360 градусов» (работу оценивают руководители, коллеги и подчиненные);

· KPI – отслеживание ключевых показателей эффективности, установленных для каждого сотрудника и компании в целом.

Эта функция позволяет организовать моментальную обратную связь для всех сотрудников компании. Каждый пользователь может отправить по одной оценке в день каждому коллеге. Кроме кнопок «Молодец!» и «Старайся» есть возможность написать развернутый комментарий. Этой функцией многие сотрудники сразу же начали активно пользоваться, ведь активность приносит баллы, составляющие «социальный капитал» сотрудника и увеличивающие его корпоративный «статус». Уже в первый месяц после внедрения сотрудники оставили 430 оценок с комментариями.

Текст обратной связи автоматически привязывается к соответствующей компетенции. При проведении ежегодной оценки руководитель видит все комментарии за отчетный период. Это помогает объективно оценивать сотрудника, принимая во внимание не последнее запомнившееся достижение или трудный момент, а работу за весь период и мнение всей команды: коллег, руководителей и подчиненных.

На портале реализованы элементы геймификации: сотрудники получают баллы, составляющие их «социальный капитал» и бонусы за достижение KPI, на которые, в том числе, можно купить подарочные карты во внутреннем интернет-магазине.

Баллы начисляются за активную обратную связь и выполнение определенных действий. Например, за прохождение учебных курсов. Причем как самим сотрудником, так и подразделением, в которое он входит. Это стимулирует коллег поддерживать друг друга в стремлении развиваться и улучать командные показатели.

С помощью нового портала в компании автоматизирован процесс организации, проведения и обработки результатов оценки по профессиональным компетенциям «Оценка 360º».

Раньше оценка проводилась с помощью Excel-файлов: сначала анкету заполнял сотрудник, потом руководитель, после чего проводилась очная встреча. Такой процесс проходил медленно и давал достаточно субъективную картину. Из-за удаленности сотрудников и отсутствия у них компьютеров некоторые категории сотрудников оценку просто не проходили.

Теперь оценка проводится на портале, и ее можно проходить с мобильного телефона. Каждый сотрудник оценивает себя, своих коллег и своего руководителя. Весь необходимый функционал встроен в стандартное мобильное приложение Битрикс24 и доступен на любых смартфонах под управлением Android и iOS.

Данные собираются в удобные и наглядные отчеты. По результатам оценки можно автоматически сформировать задачи, составляющие план карьерного развития.

На портале реализована функция установки и согласования KPI сотрудников, отслеживается процесс выполнения каждого показателя, доступна визуализация достижений в виде заполняемых линий. Любой сотрудник может открыть приложение на мобильном телефоне и сразу же увидеть % выполнения своего плана и приближение премии.

Для автоматического расчета достижений портал интегрирован с ERP-системой Microsoft Dynamics AX, 1C: Зарплата и Кадры и с Active Directory.

На портале реализован сервис «Банк Идей» - функция, позволяющая каждому сотруднику предложить руководству идею по оптимизации какого-либо бизнес-процесса, направлению развития, увеличению прибыли или сокращению издержек. Руководство внимательно изучает поступающие предложения, рассматривает возможность внедрения наиболее перспективных предложений.

После автоматизации приоритетных HR-сервисов ИТ-специалисты компании МАЙ и сотрудники Эм Си Арт приступили к следующему этапу проекта, который включал:

· Миграцию документов со старого интранет-портала

· Замену внешнего корпоративного мессенджера на чат Битрикс24

· Внедрение возможностей проектного управления

Этими функциями пользуются сотрудники ряда подразделений компании, идет процесс перехода остальных бизнес-единиц.

На портал регулярно заходят все сотрудники – более 2000 человек. Большинство из них используют мобильную версию, причем делают это ежедневно. Руководители оценили преимущества создаваемых «на лету» отчетов по обратной связи и возможность оперативно реагировать на получаемые данные. Повысилась вовлеченность персонала, каждый сотрудник получил возможность видеть, что его мнение важно, а его действия влияют на его результаты, результаты команды и всей компании.

Руководство компании МАЙ отмечает более слаженную и эффективную работу подразделений и, как следствие, рост ряда показателей всей компании.

Компания МАЙ не останавливается на достигнутом и планирует дальнейшее развитие портала. В ближайших планах – внедрение документооборота, разработка бизнес-процессов, оптимизация работы проектных групп. В планах HR-департамента – внедрение сервиса адаптации, создания кадрового резерва, чат-бота с элементами Искусственного Интеллекта. Развитие системы выполняют совместно ИТ-специалисты компании МАЙ и команда Эм Си Арт.

Эм Си Арт — существует с 1999 года. За 20 лет работы компания собрала команду профессионалов, знания и умения каждого из которых подтверждены успешными проектами.

Компания работает как с российскими, так и с зарубежными компаниями: с Германией, Австрией, Италией, Швейцарией, Англией, Австралией и США.

Офисы расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Гамбурге, Берлине, Дюссельдорфе, Мюнхене и Вене.

Основные компетенции сосредоточены вокруг внедрения безопасных и удобных корпоративных порталов «Битрикс24» для крупных компаний — более 300 кейсов.

Компания работает с самыми разными отраслями, но наибольший опыт накопила в продажах, производстве, фармацевтике и образовании.