Довольно часто мы в нашей практике общаемся с собственниками и руководителями групп компаний, насчитывающих десятки юридических лиц из разных регионов и разных отраслей. Сейчас всё острее встаёт вопрос управления эффективностью в такой структуре. Перед собственниками встаёт множество вопросов:
· В какие направления деятельности (компании) следует инвестировать с целью развития?
· Для каких компаний группы следует усилить контроль, а для каких, наоборот, увеличить степень свободы?
· Как сравнить эффективность различных видов деятельности, если они представляют различные отрасли, и у каждой компании своя методика учёта?
На последний вопрос ответ должен быть дан в первую очередь, так как, обеспечив достоверную сравнимую отчётность по всем компаниям группы, мы получим инструмент для поддержки анализа деятельности компаний и принятия управленческих решений.
Следом в данной статье будут рассматриваться основные преимущества, функции и требования к специализированной платформе автоматизации процессов формирования международной консолидированной отчётности.
Почему отчётность по МСФО интересна всем компаниям, а не только тем, которые рассматривают привлечение дополнительного капитала?
На наш взгляд, таких преимуществ несколько, и они действительно имеют большое значение не только для тех компаний, которые собираются привлечь стратегического инвестора или планируют выпуск акций. В формировании отчётности по международным стандартам (МСФО) должны быть заинтересованы прежде всего руководство и собственники компании. Я считаю, что стандарты МСФО – это отличный вариант управленческой отчётности для управляющей компании группы разноотраслевых компаний, которая хочет повысить свою управляемость и прозрачность. Постепенно вокруг стандартных форм международной отчётности вы сможете построить свою собственную структуру аналитических показателей. Но правильным первым шагом станет именно отчётность по МСФО. Поясню почему.
Во-первых, как известно, международные стандарты разрабатываются независимыми экспертами и охватывают все отрасли экономики. То есть, как минимум, вам не надо ломать голову над тем, к какому «общему знаменателю», к какой методике формирования показателей отчётность привести. Возьмите международные стандарты, и они обеспечат вам методологическую сопоставимость цифр отчётности между компаниями группы.
Во-вторых, согласно принципам, заложенным в идеологию отчётности МСФО, она должна наиболее верно отражать экономический смысл происходящих в компании процессов (полагаю, в первую очередь за это отвечают принципы «приоритета содержания над формой», «осторожности» и «оценки»). Конечно, у каждого руководителя и собственника найдутся свои дополнительные показатели, своя собственная трактовка того или иного события. Или, быть может, вам будет тяжело сразу согласиться с принципом начисления как сквозным принципом всей отчётности? Но зато по крайней мере вы можете быть уверены, что отчётность по МСФО не исказит экономический смысл и каждое число будет выглядеть аргументированно.
В-третьих, есть проблема доверия к данным, предоставляемым дочерними компаниями. Скажем так, «дочки» могут искажать значения в лучшую или худшую сторону, вводя в заблуждение относительно своих реальных экономических показателей. На этот случай всегда есть проверенное средство: найм для оценки качества отчётности независимого аудитора на рынке. Если попросить аудировать внутреннюю управленческую отчётность, построенную по собственной методике, то, согласитесь, это задача не из простых для внешнего консультанта. Не всякий аудитор с ходу разберётся в хитросплетении уникальных отраслевых производственных показателей. И стоить такие услуги будут недёшево. Да и будете ли вы уверены в том, что ваш аудитор сумел раскусить этот орешек? Или в вашей «дочке» нашлись более головастые специалисты, которые сумели утаить определённую ценную информацию?
Другое дело - аудит отчётности МСФО, сформированной (трансформированной) на основании бухгалтерской отчётности. В этом случае инициатива принадлежит аудитору. Это он знает «как надо», задаёт вопросы, требует объяснений и обеспечит Вам беспристрастный (но тем не менее критический и дотошный) контроль качества и достоверности предоставляемых данных.
Что можно сделать с помощью Excel?
Теперь давайте обратимся к средствам, с помощью которых мы можем собирать данные и формировать консолидированную отчётность. Сначала дадим шанс заслуженному труженику последних более чем десятка лет во всех отделах формирования любых видов отчётности– электронным таблицам Excel. Разочарую тех, кто ожидал, что я предложу отправить его на заслуженный отдых. Для ряда задач Excel по-прежнему хорош. Начнём с его преимуществ.
Во-первых, это знакомое и доступное средство, установленное практически на каждом рабочем компьютере независимо от того, решается ли на нём задача сбора и консолидации отчётности или нет.
Во-вторых, файлами Excel удобно обмениваться друг с другом. Можно сохранить файл на диск и отправить его по электронной почте руководителю. А если потребуется что-то изменить, можно сохранить его ещё раз и снова отправить руководителю.
В третьих, Excel близок и понятен. Если в одной ячейке мы ввели значение, а в другой – формулу, то мы уверены, что это формула будет посчитана на основании значения. И даже если формул будет много, то он всё равно их аккуратно посчитает.
А ещё в Excel есть много разных функций, с помощью которых любой человек, не-программист сможет настроить достаточно сложный расчёт.
А ещё есть сводные таблицы, графики макросы…
Остановимся. Как это часто бывает, недостатки чего-либо являются продолжениями его достоинств. В нашем случае для достаточно крупной группы компаний все перечисленные и многие другие преимущества Excel быстро становятся его недостатками.
Например, наличие установленного Excel на каждом компьютере превращается в необходимость рассылать всем сотрудникам обновлённые файлы – пакеты сбора данных. А затем контролировать, в «правильном» ли формате дочерние предприятия прислали свои данные или нет?
Или посмотрим на обмен файлами Excel. Кажется, что это удобно. Но если вы ждёте файлы с данными от 20 – 30 дочерних компаний? А если надо провести несколько итераций согласования и рассмотреть несколько сценариев? А если надо что-то быстро поправить и отправить на согласование заново? Уже не так удобно, не так ли?
Наконец, относительно вычислительных способностей Excel многие читатели могут привести примеры, когда пересчёт модели по всем предприятиям группы занимает несколько часов, в течение которых рабочий компьютер не способен выполнять никакие другие операции, к нему лучше не подходить, а лучше всего даже и не дышать в его сторону. А кто из вас не вспомнит примера, когда в данных, предоставленных «дочками», в ячейке неожиданно появлялось число, введённое «поверх» предварительно заданной вами в этой ячейке формулы, или дополнительный столбец, или неоговоренное значение справочника? А ведь в крупных группах компаний расчётные модели сложные. И в них много не только расчётных формул, но и различных параметров и настроек: курсы валют, коэффициенты, нормативы, индексы и так далее. Проверка, что все формулы на месте, нормативы и коэффициенты актуальные, а не недельной давности, отнимет много сил и часов.
Наверное, кто-то скажет, что внедрение специализированного автоматизированного решения так же потребует немало затрат ресурсов и времени. Отчасти можно согласиться. Но здесь самое время вспомнить о «тесных вратах». Или о русской народной пословице, что «без труда не вытащишь и рыбку из пруда». Иногда стоит потрудиться, чтобы получить значительные преимущества.
Зачем нужно автоматизировать процесс консолидации на специализированной платформе?
В среднем проект по автоматизации процесса консолидации финансовой отчётности на промышленной платформе длится 6-10 месяцев. В течение этого срока потребуется участие специалистов вашей компании, особенно во время сбора и согласования требований, приёмки результатов этапов, тестирования системы и обучения пользователей. Что же компания, её руководство и собственники получат взамен?
Начнём с простого. Проблемы с производительностью, несанкционированным изменением данных и формул, неактуальностью нормативов и предположений останутся позади. В централизованной промышленной системе все настройки устанавливаются из единого пункта управления, поменять формулу на значение в неположенном месте рядовому пользователю нельзя, а любые изменения данных в ячейках не ускользнут от протоколирования.
А если для формирования консолидированной отчётности необходимо получить большой объём данных от крупной «дочки», формируемых в собственной учётной системе? В этом случае специализированное решение должно уметь «забрать» данные из промежуточной таблицы, проверить их корректность и преобразовать данные от справочников учётной системы к справочникам системы консолидации.
После того, как данные получены и проверены, начинается процесс их трансформации в отчётность МСФО, проводятся автоматические и ручные корректировки: пересчёт валют, расчёт резервов и нереализованной прибыли, исключение внутригрупповых оборотов, определение доли меньшинства. В среднем на российских предприятиях при приведении отчётности от стандарта РСБУ к стандарту МСФО осуществляется от нескольких десятков до нескольких сотен корректировок. И здесь само время подумать об аудиторах. Сколько времени им придётся потратить (а ведь их работа как правило оплачивается по часам), находя источник данных и обоснование для каждой корректировки? Не случайно в нашей практике появился новый профессиональный термин, обозначающий необходимый функционал системы консолидации: «аудиторский след». Он означает, что решение должно не только рассчитать и показать итоговые величины отчётности, но и обеспечить представление каждого шага изменений на пути от исходных данных до значения в конечной форме.
Подозреваю, что найдётся скептик, который скажет: «Когда все данные в дочерних компаниях находятся в учётных системах и их оттуда можно автоматически выгрузить и проверить – это хорошо. А если немалая доля данных в силу различных причин приходит в формате Excel, заполняемом вручную на местах? Знаете ли Вы, сколько времени приходится тратить на проверку корректности заполнения форм и на исправление и обработку таких данных?» Отвечаем: знаем! У нас с нашим заказчиком есть успешный опыт преодоления проблемы низкого качества данных, приходящих от дочерних компаний в Excel. Мы знаем, как «учить» сотрудников «дочек» предоставлять более качественные данные, выверять внутренние обороты между собой и отправлять данные в управляющую компанию только после исправления всех ошибок. Для этого специализированная система консолидации должна содержать инструмент, позволяющий одновременно большому числу сотрудников подавать данные в файлах Excel и сопоставлять их с значениями в отчётах других дочерних компаний. Причём при решении этой задачи Excel выступает не как платформа, альтернативная нашему специализированному решению, а как союзник, на определённых этапах подготовки данных проделывающий важную часть работы. Подробное описание данного подхода – предмет другой статьи, которая может быть размещена в следующих выпусках журнала.
О платформе и об опыте TOPS Consulting
Компания TOPS Consulting для автоматизации процесса трансформации и консолидации финансовой отчётности использует платформу Oracle Hyperion решение Financial Management (HFM).
Основными функциональными преимуществами платформы являются:
· Масштабируемость внедрений от небольших до крупных компаний и групп компаний,
· Лёгкость в обучении сотрудников работе в системе,
· Низкая требовательность к аппаратному обеспечению,
· Возможность интеграции с любыми внешними системами,
· Возможность поддержки справочников как внутри системы, так и вне неё,
· Оптимальные затраты на сопровождение решения.
Заказчики TOPS Consulting отмечают после внедрения решения увеличение эффективности процесса за счёт:
· Сокращения трудозатрат и времени на консолидацию,
· Повышения прозрачности и доверия к данным отчётности,
· Наличия связи значений различных видов и уровней отчётности,
· Перераспределения ответственности в процессе формирования консолидированной отчётности на дочерние и зависимые общества.